KAMU İHALE SÖZLEŞMELERİNDE İDARENİN İHALE SÜRECİ

Av.Merve Ayçe ÖZMERİÇ
23.01.2018

KAMU İHALE SÖZLEŞMELERİNDE İDARENİN İHALE SÜRECİ

Uygulamada idarenin birçok kamu hizmeti alımı için gerçekleştirdiği ihalelerin Kamu İhale Kanunu kapsamında olduğu görülmektedir. İdarenin Kamu İhale Kanunu kapsamında sözleşmesi akdetmesi yolundaki ihale sürecinin beş aşamadan oluştuğu kabul edilmektedir.

-Hazırlık
-İlan
-İhale Dökümanının alınması ve tekliflerin sunulması
-Tekliflerin değerlendirilmesi
-İhalenin karara bağlanması, onaylanması ve sözleşmeye davet

İş bu makalemizde idarenin ihale sürecinde izleyeceği aşamalar hakkında açıklamalara yer verilecektir.

1.HAZIRLIK AŞAMASI:

İdareler Kamu İhale Kanununa göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur. Bu sebeple gerek ihale aşamasında gerekse ihale öncesi hazırlık aşamasında kamu ihale hukukuna egemen olan ilkelerin dikkate alınması gerekecektir.

İhale öncesi süreçte, hazırlık ve ilan aşaması da saydamlığın sağlanması bakımından önem taşımakta olup, ihale dokümanında belli bir firmaya ait sistemin işaret edilmesi, şartnamenin muğlaklığa meydan vermesi, açık ve anlaşılır olmaması, ihale ilanı ile idari şartnamede benzer iş tanımında farklılıklar bulunması ihale öncesinde saydamlık ilkesine zarar verecek haller olarak değerlendirilecektir.[1] Gürsel Özkan, Danıştay Kararları Işığında Kamu İhale Hukukuna Egemen Olan İlkeler, Ankara,2014,Yetkin  s.193

1.1. İdari ve Teknik Şartname Hazırlanması:

İdare tarafından ihtiyaç duyulan mal veya hizmetin belirlenmesi akabinde idari ve teknik şartnamenin hazırlanması gündeme gelecektir. İdari ve teknik şartnameler ihale ve sözleşme konusu şeyin her türlü niteliğinin belirlenmesini amaçlar. İdarenin teknik şartname hazırlamasının işin özelliği gereği mümkün değilse, ihale yetkilisinin onayının alınması şartıyla, KİK hükümlerine göre teknik şartname hazırlattırılması da mümkündür. (KİK md.12)

1.2. Yaklaşık Maliyet Hesabı ve Ödenek:

İdare tarafından mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenmesi esastır. Bununla beraber, yaklaşık maliyet ihale ve ön yeterlik ilânlarında yer verilecek bir veri niteliğinde değildir, ayrıca isteklilere veya ihale süreci ile resmî ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz. (KİK md.9)

Yaklaşık maliyet ihale hazırlık ve ihale süresince esas olarak alınacak bir bedel olarak karşımıza çıkacaktır. Nihayetinde ödeneğin bulunmasından, ihale süresinin tespiti, aşırı düşük tekliflerin sorgulanması gibi bir çok noktada yaklaşık maliyet kullanılacak ve dikkate alınacak bir bedel olarak önemini koruyacaktır.

KİK md.5 de yer alan “Ödeneği bulunmayan hiçbir iş için ihaleye çıkılamaz.” düzenlemesi gereği idare, ihaleden önce ihale konusu iş için ödeneği bulmakla yükümlüdür.

1.3. İhale Usulünün Belirlenmesi:

Yukarıda belirtildiği üzere Kamu İhale Kanunu md.19 ile ihale usulleri düzenlenmiştir. Bu halde idare mal ve ya hizmet temini bakımından açık ihale usulü, belli istekliler arasında ihale usulü, pazarlık usulünden birini seçecek ya da doğrudan temin, yarışma yöntemini seçecektir. Kanun, gereği esas usulün açık ihale usulü olduğunu, diğer ihale usulleri ve teminler bakımından mevzuattaki yasal şartların oluşması gerekmektedir.

1.4. İhale Yetkilisi :

İhale yetkilisi, ihale ve harcama yapma ve yetkisine ve sorumluluğuna sahip kişi ile kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlilerini ifade etmektedir. İhale komisyonu ise, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ve ihale yetkilisi tarafından görevlendirilen komisyonu tanımlamaktadır. (KİK md.4,6) İhale yetkilisinin komisyonu görevlendirmesi, ihaleyi onaylaması akabinde söz konusu olacaktır.

1.5.İhale Dökümanının Hazırlanması:

İhale dokümanı, İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinde;
– İsteklilere talimatları da içeren idari şartnameler
-Yaptırılacak işin projesini de kapsayan teknik şartnameler
-Sözleşme tasarısı
– Gerekli diğer belge ve bilgileri,
kapsamaktadır.

İdare, seçilen ihale usulüne uygun olarak ihale dokümanını hazırlamaktadır. İhale usulü belli istekliler arasında ihale usulü olarak seçilmişse ön yeterliğine ilişkin dokümanların da hazırlanması gerekmektedir. İhale dokümanı, ihale sürecinde isteklileri olduğu kadar idareyi de bağlayan düzenleyeceği işlemleri ifade etmektedir; idare ihaleyi daha önceden ilan ettiği ihale dokümanına uygun şekilde yapmalıdır.[2] Murat Sezginer, İdarenin Sözleşmeleri ve Kamu İhalelerine İlişkin Uyuşmazlıklar, Ankara,2013, Seçkin , s.152

İdari ve teknik şartnameler idare tarafından tek yanlı olarak hazırlanmaktadır. İhaleye kimlerin katılabileceğini ve ihalenin yapılma koşullarını içeren şartname hükümlerinin düzenleyici işlem niteliğinde olduğu, sözleşmenin uygulanmasına ilişkin hükümlerin sözleşmenin yapılmasından önceki aşamada düzenleyici nitelikte olmalarına karşın, sözleşmenin yapılmasından sonrasında akdi nitelik kazanacakları kabul edilmektedir . [3] Turgut Tan, İdare Hukuku, Ankara,2016, Turhan Kitapevi, 5.Bası. s.318 ve Atıf K.Gözler, İdare Hukuku,C.2.2003,s.115

İdarenin ilan edeceği idari şartname ve sözleşme tasarısı Kamu İhale Kurumu’nun düzenlediği tip şartname ve sözleşmelere uygun olacaktır.

1.6. İhale İçin Onay Alınması ve İhale Komisyonu Oluşturulması:

İhaleye hazırlık işlemleri dâhilinde ihalenin ihale yetkilisi tarafından onaylanması gerekir. Bu kapsamda; yaklaşık maliyet hesap cetveli, teknik ve idari şartnameler ve diğer ihale dökümanları, Kamu İhale Kurumu tarafından hazırlanan onay formları doldurulmak suretiyle ihale yetkilisinin onayına sunulur, ihale yetkilisi onayını takiben ihale komisyonu kurar ”. (KİK md.6)[4] Sezginer, a.g.e., s.157

İhale işlem dosyasında, ihale yetkilisinden alınan onay belgesi ve eki yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, ihale dokümanı, ilân metinleri, adaylar veya istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler, ihale komisyonu tutanak ve kararları gibi ihale süreci ile ilgili bütün belgeler bulunur.

2. İHALENİN İLANI:

Kamu İhale Kanunu 24. maddesi ile ihale ilanında belirtilmesi gereken hususlar belirtilmiştir. Buna göre ihale ilanında;

a) İdarenin adı, adresi, telefon ve faks numarası.
b) İhalenin adı, niteliği, türü, miktarı.
c) Mal alımı ihalelerinde teslim yeri, hizmet alımı ve yapım ihalelerinde ise işin yapılacağı yer.
d) İhale konusu işe başlama ve işi bitirme tarihi.
e) Uygulanacak ihale usulü, ihaleye katılabilme şartları ve istenilen belgelerin neler olduğu.
f) Yeterlik değerlendirmesinde uygulanacak kriterler.
g) İhalenin sadece yerli isteklilere açık olup olmadığı ve yerli istekliler lehine fiyat avantajı uygulanıp uygulanmayacağı.
h) İhale dokümanının nerede görülebileceği ve hangi bedelle alınacağı.
i) İhalenin nerede, hangi tarih ve saatte yapılacağı.
j) Tekliflerin ihale saatine kadar nereye verileceği.
k) Teklif ve sözleşme türü.
l) Teklif edilen bedelin % 3’ünden az olmamak üzere, isteklice belirlenecek tutarda geçici teminat verileceği.
m) Tekliflerin geçerlilik süresi.
n) İhaleye konsorsiyumların teklif verip veremeyeceği.

Yukarıda bahsi geçen ihale dokümanlarının hazırlanmasından önce ihale ilanı yapılamaz. Bununla beraber ihale dokümanında yer almayan hususlara ihale ilanında yer verilemez. (KİK md. 24,62/f)

İlân yapıldıktan sonra ihale dokümanında değişiklik yapılmaması esas olmakla beraber; değişiklik yapılması zorunlu olursa, bunu gerektiren sebep ve zorunluluklar bir tutanakla tespit edilerek önceki ilânlar geçersiz sayılır ve iş yeniden aynı şekilde ilân olunur. (KİK md.29)

Kamu İhale Kanunu md.25’e göre, ön yeterlik dokümanında belirtilmeyen hususlara ilânlarda yer verilemez. Ön yeterlik ilânlarında aşağıdaki hususlar yine bu madde kapsamında düzenlenmiştir.

İhale ilanı bakımından, isteklilere tekliflerini hazırlayabilmeleri için uyulacak süreler KİK md.13 ile düzenlenmiştir.

3. İHALE DÖKÜMANININ ALINMASI VE TEKLİFLERİN SUNULMASI:

İhale ilan edildikten sonra, ilgililer, ihale ve ön yeterlilik dokümanını idarede görme imkânına sahiptirler. İhale dökümanı yukarıda da bahsettiğimiz üzere, isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler, yaptırılacak işin projesini de kapsayan teknik şartnameler, sözleşme tasarısı , gerekli diğer belge ve bilgilerinden oluşmaktadır. Ön yeterlilik dokümanında da ise adaylarda aranılan şartlar ve ön yeterlilik kriterine göre gerekli diğer bilgi ve belgeler yer almaktadır. Önyeterlilik ve ihaleye katılmak isteyen isteklilerin bu belgeleri almaları zorunluluk arz etmektedir. [5] Sezginer, a.g.e., s.168

İhaleye isteklilerinin teklif mektubu, geçici teminat mektubu ve gerekli diğer belgeleri zarf ile ihale saatine kadar idareye teslim etmeleri gerekmektedir. (KİK md.30) Kamu İhale Kanunu kapsamında, açık ihale usulüne göre istekliler tekliflerini ve başvuru belgelerini ihale tarihi ve saatine kadar zarf ile idareye sunmaktadırlar. İdare ihale saatinde söz konusu zarfların açılması işlemini yapar ve evrakların eksik olup olmadığını inceler.

Tekliflerin alınması ve açılması söz konusu oturumda yapılmakla beraber tekliflerin değerlendirilmesi oturumun kapatılmasından sonra yapılmaktadır. Bu aşamada teklifin reddi veya kabulüne karar verilmediği gibi, belgelerde düzeltme ve tamamlama yapılamaz. (KİK md.36) Bununla beraber, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. (KİK md.37)

4. TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ:

İsteklilerin tekliflerinin değerlendirilmesi neticesinde (ihalenin iptali söz konusu değilse) ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır. Ekonomik açıdan en avantajlı teklif, sadece fiyat esasına göre veya fiyat ile birlikte işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirlenecektir.

İhale komisyonu gerekçeli kararını belirleyerek, ihale yetkilisinin onayına sunar. Kararlarda isteklilerin adları veya ticaret unvanları, teklif edilen bedeller, ihalenin tarihi ve hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı, ihale yapılmamış ise nedenleri belirtilir. İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder. İhale; kararın onaylanması halinde geçerli, iptal edilmesi halinde ise hükümsüz sayılır. (KİK md.40)

KİK md.39’a göre idare tüm teklifleri reddederek ihaleyi iptal yetkisine sahiptir. Ancak bu yetki, idareye sınırsız ve gerekçesiz bir iptal kararı verme hakkı tanımamaktadır.

İhale, rekabetin sağlanamadığı hallerde örnek olarak; teklif sunan istekli sayısının üçten az olması veya ihaleye davet edilebilecek istekli sayısının beşten az olması halinde gerçekleşmeyecektir. (KİK md.20,52)

Diğer bir iptal sebebi ise, ihaleye katılamayacak olan isteklinin ihaleye katılması ve ihalenin o istekli üzerinde kalması halidir. Bu halde de, ihale iptal edilecektir. (KİK md.11)

5. İHALENİN KARARA BAĞLANMASI, ONAYLANMASI VE SÖZLEŞMEYE DAVET :

İhale yetkilisinin ihale kararını onayladığı günü izleyen en geç üç gün içinde ihale sonucu tüm isteklilere bildirilir. İhale sonucunun bütün isteklilere bildiriminden itibaren; pazarlık usulü ile yapılan ve doğal afet, salgın hastalık, savunma, güvenlik gibi ihalenin ivedi olarak yapılmasını gerektiren (KİK md. 21 (b) (c) bentlerine göre yapılan) ihalelerde beş gün, diğer ihalelerde ise on gün geçmedikçe sözleşme imzalanamayacaktır.

Bu sürelerin bitimi ile ve ancak ihale kararının kesinleşmesi ile istekliye on gün içinde (ihale bedelinin %6’sı oranında) kesin teminatı sunması ve sözleşmeyi imzalaması için tebliğ yapılır.

İhale sürecinin kesinleşen ihale kararı ile neticelenmesi akabinde idare ile istekli arasında sözleşme aşamasına geçilecektir.